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10、不可掉以輕心的出差

所屬教程:小崔的外企英語日記

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2019年06月18日

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10、不可掉以輕心的出差

自從加入Innovo以來,Nancy還從沒有到美國總部出差過。她一直期待能有這樣一個機會,能和總部的同事們面對面地交流。VP Johnson每年都有至少一個月的時間回美國去,其中半個月是vacation(假期),另外就是每個quarter(季度)要到總部匯報工作和接受培訓,一般每次要在美國stay(停留)一周的時間,除去在飛機上的時間,從機場到公司的時間,實際上每次到headquarter也是來去匆匆。所以每次出發前他都會叫secretary幫他提前幾天做好trip schedule,然后征求各方面的意見進行調整,以免和其他同事的日程安排發生contradiction(沖突),浪費有限的出差時間。

這次Johnson又要去美國了,他決定帶上Nancy一同前往,讓她在business trip(出差)中幫助自己處理一些事務。Nancy得到notification(通知)后興奮得不得了,她終于有機會到總部去看看了,說不定還能順便游覽一下美利堅合眾國。

出發三周前,Johnson就通知Nancy趕快準備visa application(簽證)。Nancy給American Embassy打電話咨詢申請簽證的程序,這個電話可真是名副其實的hotline(熱線),她連著打了一個小時也沒有打通,不是busyline(占線),就是no answer(無人接聽)。她索性把這個號碼save(保存)在電話記錄里,每隔五分鐘就redial(重撥)一次,試了無數遍之后,電話終于打通了。使館顯然是每天都要回答很多次同樣的問題,竟然設了自助語音答復。在一次又一次地按提示選擇了要咨詢的內容后,Nancy終于找到了她要了解的內容。按照提示的要求,去美國的business visa(商務簽證)需要準備的documents(材料)很多,比起之前去其他國家的手續顯然麻煩很多。Nancy算算時間,必須得趕緊準備申請材料了,否則在出發前可能會拿不到簽證的。而Johnson卻不需要這些手續,他是US civilian(美國公民),以他的長期駐華work permission(工作許可),可以在被許可valid period(有效期)內,在中國和美國之間自由出入。

Nancy叫assistant幫她去使館提交了要求的材料,又親自去進行了interview,終于在離出發還有三天時拿到了簽證。Nancy長舒了一口氣,因為再晚一天她恐怕就訂不到flight(航班)了。

出發前,Johnson把這次business trip需要向總部匯報的工作內容和注意事項提前告訴了Nancy,并通知她具體的schedule,讓她按照這個schedule做好相應的準備:

We must make sure that everything will be fine during the trip. I don't want to bother people or waste our time. You know, we have only four days to make all the things done. One way to make sure that things get done on time is to make up a schedule or calendar.

Here is it. Let's have a look before we go.

Well, we are arriving in New York on Wednesday afternoon. On that night we're all having dinner together at the Queen Hall to meet other colleagues; the next evening we're going to an exhibition of IT products at the State Exhibition Centre, after which we're eating at the hotel.

On Friday afternoon I'm playing golf with my old boss Karl. In the evening we are meeting the others for cocktails and then taking a trip around the bay in a hydrofoil. On Saturday we're all attending a reception given by the American Association of Enterprises at the city hall; that is from 9:30 until late. Sunday night is going to be busy: I'm joining Karl and his family at the Rainbow Room for a pre-theatre dinner, then we're going to see Madame Butterfly at the Imperial Theater. Of course, you will be free to do whatever you like during that time.

On next Monday, we're visiting the model factory on Long Island and then flying out from Kennedy after lunch!

There will also be a formal meeting of Innovo, but the time has not been fixed yet.

Nancy按照這個schedule把自己的行程和任務做了一下調整。為了便于記憶,她把日程input(輸入)在她的blackberry mobile phone(黑莓手機)里,開通了international roaming(國際漫游)業務,以便隨時收發電子郵件,在行程中及時處理公司的事務。

quarter 季度,四分之一

contradiction 沖突,矛盾

notification 通知

visa application 簽證

busy-line 占線

redial 重撥

business visa 商務簽證

document 材料,文件

civilian 公民

work permission 工作許可

valid period 有效期

input 輸入

blackberry mobile phone 黑莓手機

international roaming 國際漫游

play golf 打高爾夫球

cocktail 雞尾酒會

bay 海灣

hydrofoil 水翼船

reception 招待會

American Association of Enterprises 美國企業聯合會

city hall 市政廳

model factory 示范工廠

Madame Butterfly 《蝴蝶夫人》(歌劇)

imperial theater 皇家劇院

Nancy的職場筆記本

一切準備就緒,Nancy就要開始她的首次美國之行了。臨行前,她沒有忘記把這次準備trip schedule的要點記錄在筆記本里。

1.在business trip之前一定和同事溝通好行程安排,以免產生不必要的沖突。

2.Schedule越具體越好,這樣有利于大家明確目標,統一行動。其中應該包括如下內容:time, location, person, issue,即我們常說的時間、地點、人物、事件等。

3.在描述即將發生的事兒時可以用進行時態。

4.如果需要參加重要的宴會、觀看演出等正式活動,要準備合適的服裝。

5.要給即將會見或拜訪的對象準備小禮物。

6.出境的相關手續要提前準備,不同國家的簽證要求和程序都不同,一定要事先向使館了解情況,以免時間不充足,影響行程。

7.機票、酒店、火車票和出租車等都需要提前安排好。

內容來自 聽力課堂網:http://www.cwrixh.tw/show-10210-447060-1.html
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